Opleidingen werken steeds vaker volgens de scrum methode als zij een nieuw curriculum ontwikkelen. Tenminste, dat zie ik in de praktijken die ik nu in het hbo zie. In deze blog neem ik je mee in de principes van de scrum methode, hoe scrum bij curriculum vernieuwing wordt ingezet en waarom het in mijn ogen goed werkt. In feite doe ik op basis van mijn ervaringen mijn eigen retrospective op het werken met scrum bij onderwijsontwikkeling.
Wat is scrum?
Scrum is een effectieve en flexibele manier van werken – ook wel agile genoemd – die een team in de gelegenheid stelt projecten op een productieve wijze op te leveren. Het (zelfsturende) team werkt in sprints van twee tot vier weken. Elke sprint begint met een planning (wat moeten we doen), en eindigt met een review en retrospective. Per (ontwikkel)dag bepaalt het team waar zij die dag aan werkt. Tijdens de review presenteert het team de producten aan de stakeholders. Zo verzamelt het team feedback. Hierin reflecteert het team– los van de inhoud – op het teamproces, hun werkwijze, en de onderlinge relaties. Elke sprint resulteert in de oplevering van een (deel)product, waarna een evaluatie volgt en er ruimte is voor feedback vanuit onder andere de klant. Na deze review momenten begint het proces weer opnieuw in de volgende sprint.
In het product backlog worden alle producten verzameld die binnen het project worden opgeleverd. Per sprint wordt een sprint backlog bijgehouden. Daarop staan de taken van die sprint en wordt bijgehouden wat nog ‘to do’ is, waar het team mee bezig is (doing) en wat afgerond is (done).
De Scrum methodiek wordt vaak gehanteerd wanneer de klant nog niet precies weet hoe bepaalde taken aangepakt moeten worden en wanneer er veel veranderingen worden verwacht tijdens het proces.
Zie voor meer informatie de korte video’svan de AgileScrumGroup.
Scrum bij onderwijsontwikkeling
In de praktijk zie ik dat scrum vaak wordt gebruikt. De ene keer is dit bewust, waarbij de systematiek echt gebruikt wordt. De andere keer wordt de systematiek niet strak gevolgd maar werkt het team wel met kortcyclische sprints.
Bij een curriculumontwikkeling werkt een team aan meerdere producten in een logische volgorde, zoals het opleidingsprofiel, de kerntaken en leeruitkomsten en de onderwijsvisie. Daarna wordt de blauwdruk van het curriculum geschetst en wordt ingezoomd op jaar 1, waarbij de teams werken aan de toetsen en de modulehandleidingen.
Bij onderwijsontwikkeling is er meestal sprake van een strakke tijdsplanning. Het proces wordt in delen opgeknipt, waarbij de teams zich in een aantal weken kunnen focussen op een (deel)product. Het team toetst de opgeleverde producten na elke sprint (of regelmatig) bij de opdrachtgever, examencommissie, opleidingscommissie, toetscommissie, studenten en het werkveld. De feedback en de input die uit de retrospectives komt neemt het team mee in de planning voor het vervolg en de aanpak in de volgende sprint.
Mijn ervaringen; waarom werkt het goed?
De scrum methode heeft een positieve uitwerking op het team en op de resultaten die worden bereikt. Ik geef je een inkijkje in wat ik binnen mijn opdrachten zie.
Ten eerste maakt het een groot onoverzichtelijk proces behapbaar als je het in kortcyclische sprints opknipt die elk leiden tot een (of meer) product(en). Ontwikkelteams weten niet altijd waar ze aan beginnen en overzien ook niet wat ze allemaal moeten doen. De scrum master – in de praktijk vaak een projectteam geleid door een projectleider – maakt de planning welke (deel)producten wanneer af moeten.
Ten tweede geeft deze werkwijze het ontwikkelteam rust en focus. Zij kunnen zich per sprint en zelfs per dag focussen op één taak. Zij (kunnen) vertrouwen op een goede planning en op de scrum master die signaleert waar bijsturing van de planning nodig is. Dit geeft hen rust. Zij weten immers dat als zij binnen deze sprint op tijd hun product opleveren dat het met het totaalproduct ook goed komt. Zaken waar zij zich wel zorgen over maken parkeren zij bij het projectteam, die deze zaken oppakt, uitwerkt en regelt.
Tot slot zie ik dat deze werkwijze echt leidt tot het opleveren van de producten binnen de tijd. En dat is bijzonder, want vaak hebben teams het zonder succes al eerder geprobeerd.
Wanneer werkt het goed?
Om de scrum methode goed te laten werken moet wel in een aantal zaken zijn voorzien.
Een goede projectleider is belangrijk. Zij (of hij) maakt met het projectteam de planning, zodat in de juiste sprints is opgeknipt die realiseerbaar zijn binnen die tijd. De projectleider en het projectteam overleggen wekelijks over de voortgang en sturen waar nodig bij. Wekelijks geeft dit nieuwe input voor de volgende ontwikkeldag. Het projectteam en de projectleider houden (regel)zaken bij het ontwikkelteam weg, doordat zij zaken oppakken en intern met belangrijke stakeholders afstemmen (bijv met het managementteam m.b.t. roostering, OER en dergelijke).
Het werkt ook succes bevorderend als er een onderwijskundig (proces)begeleider is die de teams tijdens de dagen on-the-job begeleidt en instrueert. Deze begeleider zorgt dat de tijd niet op gaat aan het praten over andere zaken, maar echt gewerkt wordt aan de taak van die dag. En hij/zij signaleert als er zaken zijn die plenair besproken en besloten moeten worden voordat de ontwikkelteams verder kunnen. Hij/zij bereidt in overleg met de projectleider en het projectteam de volgende ontwikkeldag voor.
Voorwaardelijk is natuurlijk ook dat er een team van ontwikkelaars is dat hiervoor tijd heeft gekregen. Het is essentieel dat zij op de ontwikkeldagen aanwezig (kunnen) zijn en hun steentje bijdragen. Afwezigheid van mensen vertraagt het proces.