In mijn werk ben ik regelmatig betrokken bij accreditatie trajecten. Dit kan direct zijn, in de begeleiding van de voorbereiding op de visitatie en het begeleiden van de visitatiedag. In andere opdrachten raak ik zijdelings aan accreditatie, bijvoorbeeld als ik de onderwijsontwikkeling begeleid. Ik zie teams, managementteams en directies heel verschillend reageren in dit proces van voorbereiding op de visitatie. Deze verschillen zijn meestal terecht en passend bij de context.
In deze blog deel ik een aantal van mijn observaties en de twee lessen die je hieruit kunt leren. Het is goed om bewust te kiezen hoe je het voorbereidingsproces op de visitatie inricht. Ik hoop dat je iets aan mijn observaties en lessen hebt op het moment dat je deze keuzes gaat maken.
Intensiteit & stressniveau
De intensiteit van de visitatievoorbereiding en de onzekerheid die dit traject met zich meebrengt verschilt sterk per opleiding.
Het verschilt per opleiding hoe lang, hoe intensief en met hoeveel betrokkenen en evt. externen het traject is dat zij ter voorbereiding op de visitatie inrichten. En per opleiding verschilt het ook hoeveel zorgen de betrokkenen zich maken over de stand van de opleiding en het krijgen van een positieve beoordeling. Dit verschilt soms zelfs binnen een opleiding tussen de stakeholders. Bijvoorbeeld als de directie ongerust is en het docententeam juist vertrouwen in een positief oordeel heeft.
Elke opleiding besteedt tijd en mankracht aan het schrijven van de zelfevaluatie en het verzamelen van de relevante documenten. Daarnaast lijken een aantal lijnen zichtbaar te zijn. Ik neem je hierin mee. Als men zich meer zorgen maakt over de kwaliteit van de eigen opleiding is het voorbereidingstraject over het algemeen intensiever. Een grotere intensiviteit van het voorbereidingstraject zit meestal in de verbeteracties en vernieuwingstrajecten die een opleiding inzet en de voorbereiding van de betrokkenen die tijdens de visitatiedag met het visitatiepanel in gesprek gaan. Directies hebben de neiging om directer te gaan sturen en zich meer met dit proces te bemoeien als zij zich zorgen maken over de kwaliteit.
De hierboven genoemde veralgemeniseringen gaan niet altijd op. Je hebt altijd uitzonderingen op de regel. Is het überhaupt wel een regel? Elke context immers heeft zijn eigenheid op aspecten als de mate van zelfverantwoordelijkheid van het team, het beeld van de kwaliteit van de opleiding bij verschillende betrokkenen, de mate waarin onderwijskundige deskundigheid in het team aanwezig is, de mate waarin grote onderwijsontwikkelingen aan de orde zijn en de mate waarin centraal of een afdeling kwaliteit betrokken is. De eigenheid op deze aspecten is in samenhang bepalend voor de inrichting en intensiteit van het voorbereidingstraject en de mate van stress die de betrokkenen in dit traject hebben. Per opleiding levert dit een logisch te verwachten eigen beeld op.
Ik geef ter illustratie een drietal voorbeelden:
Een opleiding heeft een eigen kwaliteitsfunctionaris ter beschikking binnen de faculteit. Er is geen sprake van een grote onderwijsvernieuwing, alleen van kleine vernieuwingen naar aanleiding van evaluaties. Het team, onder leiding van de opleidingsmanager, heeft een eigen kwaliteitskalender, waarin zij beleid, plannen en uitwerking ervan regelmatig bespreekt, evalueert en bijstelt. De opleidingscommissie is zeer actief en betrokken en er vinden regelmatig studentpanelgesprekken plaats. Als onderdeel van de kwaliteitscyclus vindt een jaar voor de visitatie een proefvisitatie plaats. De proefvisitatie leidt tot een positief oordeel. De kwaliteitsfunctionaris schrijft samen met de opleidingsmanager de zelfevaluatie. Om input voor de zelfevaluatie te verzamelen organiseert de kwaliteitsfunctionaris een aantal inputsessies met docenten, studenten en werkveldpartners. Een kwaliteitsadviseur van centraal leest de zelfevaluatie tegen. Er is vertrouwen bij het management en het docententeam in de kwaliteit van de opleiding en men verwacht geen problemen bij de visitatie. In de voorbereiding op de visitatie worden alleen de zelfevaluatie geschreven, de relevante input en documenten verzameld en worden de betrokkenen geïnformeerd ter voorbereiding op de visitatiedag.
Een andere opleiding heeft een zelfsturend team. De directie is op afstand en heeft het team gevraagd om zelf het voorbereidingstraject op de visitatie in te richten. Het team heeft een teamlid als schrijver van de zelfevaluatie aangewezen. Deze docent vraagt in verschillende schrijfrondes input en feedback van de collega’s. Het team vertrouwt op de kwaliteit van de opleiding. Ter voorbereiding op de visitatiedag vinden in de maand voor de dag meerdere bijeenkomsten plaats. Het team wordt bijgepraat over het accreditatiekader en er vindt twee weken voor de echte visitatiedag een proefvisitatie plaats. Vervolgens gaat het team in gesprek over de punten waar zij tijdens de proefvisitatie toch niet goed op konden antwoorden, om zo tot een gezamenlijk verhaal te komen. De opleiding betrekt de directie niet bij het schrijven van de zelfevaluatie. Totdat de directie aangeeft deze toch tegen te willen lezen. Bij het lezen wordt de directie bezorgder. Zij leest een niet heel kritische zelfevaluatie en herkent het beeld van de opleiding in de zelfevaluatie niet met de praktijk. De directie mengt zich in deze laatste fase van het traject toch meer in het traject, bijvoorbeeld op de toon van de zelfevaluatie en het thema voor het ontwikkelgesprek. Dit leek bij aanvang een licht traject, dat intensiveerde in de laatste fase naar aanleiding van de bevindingen tijdens de proefvisitatie en de zorg van de directie.
Bij een derde opleiding is sprake van een grote onderwijsvernieuwing met een nieuw vooruitstrevend didactisch concept. Daarnaast zijn er tijdens de vorige visitatie wat aanbevelingen gedaan over de bereikte leerresultaten. De hogeschool biedt de opleiding op meerdere vestigingen aan. Er is geen heel scherp gedeeld beeld van de kwaliteit over de verschillende vestigingen. De opleiding wil de kwaliteit van het nieuwe onderwijs borgen. De opleiding huurt een externe projectleider en onderwijskundige in die de onderwijsvernieuwing trekken en begeleiden. Daarnaast huurt zij een externe in die de zelfevaluatie schrijft en haar observaties met betrekking tot mogelijke pijnpunten teruggeeft. de opleiding kan zo waar nodig ook nog verbeteracties inzetten. Bij het schrijven van de zelfevaluatie worden alle teamleiders op de locaties en het projectteam onderwijsontwikkeling nauw betrokken. Er vinden meerdere proefvisitatiedagen plaats waarin alle betrokkenen samen oefenen zodat men tijdens de visitatiedag samen, ieder vanuit zijn/haar rol, een eenduidig en helder verhaal kan vertellen.
Welke les kun je hieruit destilleren?
Breng als management, opleidingsteam en directie samen je eigen context in beeld en bepaal op basis daarvan samen welke inrichting van het de voorbereiding op de visitatie bij jullie past. Daarbij is het in mijn ogen ook van belang om tussentijds te monitoren of deze inrichting van het proces nog steeds de juiste is. Wellicht maken ontwikkelingen of voortschrijdend inzicht dat aanpassing van het traject nodig is.
Gedeeld beeld van de kwaliteit
Je wilt als opleidingsteam, opleidingsmanagement en directie een gezamenlijk beeld van de kwaliteit van de opleiding hebben en kunnen uitdragen. Tenminste ik vind het de moeite waard om tijd te investeren om tot een gedeeld beeld te komen. Je kunt, op basis van dit gedeelde beeld, het traject ter voorbereiding op de visitatie passend inrichten. Daarnaast zal het voorbereidingstraject dan soepeler verlopen. Heeft bijvoorbeeld de directie een negatiever beeld van hoe de opleiding ervoor staat dan het managementteam? Dan zal de directie zich met het voorbereidingstraject willen bemoeien en vragen stellen over of alles wel op orde is. Het managementteam zal zich dan storen aan de vragen die de directie steeds stelt. Aan de andere kant zal de directie zich ergeren aan de in hun ogen laconieke manier waarop het managementteam met de voorbereiding bezig is. Deze ergernis kan mogelijk zichtbaar zijn tijdens de visitatiedag. En dat wil je niet. En je wilt tijdens de visitatiedag ook geen diffuus beeld schetsen van hoe de opleiding ervoor staat.
Als je geen gedeeld beeld hebt van hoe de opleiding ervoor staat, zal het uiteindelijke oordeel van het panel mogelijk niet voor iedereen herkenbaar zijn. Dit levert in het traject na de visitatie mogelijk ook onderlinge frictie op. Een deel van de betrokkenen zal zich dan herkennen in het positieve oordeel van het panel en vindt het niet nodig om verbeteracties in te zetten. Een ander deel van de betrokkenen is kritischer en ziet wel aanleiding tot verbetering, ondanks het positieve oordeel van het panel. Of andersom, als het oordeel van het panel minder positief is. Als een deel van de mensen zich niet herkennen in dit oordeel zullen zij zich verzetten tegen verbeteracties die naar aanleiding van het oordeel worden ingezet. Terwijl het andere deel van de betrokkenen vol besef van noodzaak deze verbeteracties inzet.
Welke les kun je hieruit leren?
Investeer in het creëren van een gedeeld beeld van hoe de opleiding ervoor staat tussen directie, management en het docententeam. Dit resulteert in een passend gedragen voorbereidingstraject. En je kunt een gezamenlijk verhaal tijdens de visitatiedag uitdragen.
Ik hoop dat deze blog en de lessen die ik hierin schets een meerwaarde hebben bij de inrichting van het visitatievoorbereidingstraject bij jouw opleiding. Herken je bovenstaande observaties of zie je een aanscherping? Ik hoor je input graag! Daar kan ik weer van leren. Heb je vragen naar aanleiding van bovenstaande observaties en lessen? Ik denk graag met je mee!